大阪府岸和田市に事務所があり、大阪府阪南市に住む女性行政書士です。各種許認可手続、相続・遺言の手続、離婚手続のサポートを行っています。

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議事録作成代行・記帳代行

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法人を設立し、毎日事業に奔走されている代表者の皆様は、

毎日忙しく、充実した日々を送っていらっしゃることと思います。
と同時に、本業とは違う、法人ならではの事務作業に、戸惑うこともあるのではないでしょうか。

株主総会や社員総会、取締役会の開催や、
その後の各種議事録の作成、
日々の会計の処理など、煩雑な事務作業はそれだけで時間がかかります。
そんな時は私にお任せください。
お手伝いいたします。
このページでお話しすること

 

1.議事録作成とは
2.記帳代行とは

3.法律により保管義務がある書類
4.取締役会がある会社の場合
5.一人会社の場合は

6.まとめ

 

1.議事録作成とは

議事録とは、会社・法人などの重要な会議の内容を記した文書のことを言います。
株式会社においては、株主総会、取締役会などの議事録を作成することが求められます。
また、定款変更や役員変更の手続の際には、その議事録を添付書類として提出することとなっています。

 

2.記帳代行とは

記帳代行とは、企業からの依頼により、仕訳帳、総勘定元帳、損益計算書、貸借対照表などを、
企業に代わって作成することです。
領収書などを見ながら、お金の流れを会計ソフトに入力していくというのは、細かく、骨の折れる作業です。
しかし、後述しますが、これは必ずやらなければならない作業なのです。

 

3.保管義務が法定されている書類

会社には、法律によって保管義務がある書類がたくさんあります。
会社の運営に直接関係するような、定款や、株主総会議事録はもちろん、
会計帳簿や決算関係書類など、会計上の書類も含まれます。
また、重要なものであればあるほど、保存期間も長くなります。
定款や株主名簿は永久保存となっています。
株主総会議事録や、取締役会議事録、決算書類は10年保管です。

定款や株主名簿は、作成後に保管しておくだけではなく、
株主や債権者から閲覧を求められた場合には、これに応じなければなりません。
写しを求められた時には、謄写して交付する必要があります。

それに加えて、これらの書類は、一度作成したら、その後は変更がないというものではありません。
定款変更をすることはありますし、株主の構成が変われば、株主名簿の内容も更新されます。
つまり、その時その時で最新のものを備え置いておかなければなりません。

もちろん、変更前の書類についても、
会社がどのように成長・変化していったかという資料という意味でも、保管しておく必要があると言えます。

 

4.取締役会がある会社の場合

会社の機関の中に、取締役会というものがあります。
これは、取締役3名以上からなる合議体で、株式会社の業務執行の意思決定を行う機関です。
業務執行の意思決定のほかにも、代表取締役の選定・解職を行ったり、重要な財産の処分及び譲受けや、多額の借財についてなど、重要事項を決議します。
取締役会が置かれている会社のことを、「取締役会設置会社」といいます。
また、取締役会設置会社の取締役のうち、代表取締役・業務執行取締役は、
「会社の業務を執行し、少なくとも3ヶ月に1回は職務執行の状況を取締役会に報告しなければならない」
と会社法に定められていますので、
つまり、3か月に1回は、取締役会を開かなければならないということになります。
取締役会が開催されたら、取締役会議事録を作成し、保管しなければなりません。
株主や債権者は、この議事録の閲覧請求をすることができますので、議事録は作成するだけではなく、
きちんと保管しておかなければなりません

  

5.一人会社の場合であっても

一人で出資し株主となり、自ら取締役兼代表取締役を務めるという「一人会社」の場合、
現実的に、何でも一人で決定して、一人で実行していくことになります。
だからといって、株主総会を開かなくて良いというわけにはいきません。
必ず、株主総会で決議する必要のある事項が存在するのです。
会社の名前(名称)を変更したり、本店を移転したりする場合には、株主総会での決議が必要です。
また、定時株主総会では、「計算書類の承認」をすることとなっています。
計算書類とは、貸借対照表、損益計算書などを言います。
この「計算書類の承認」をしていないと、会社の決算が確定しておらず、
正しい確定申告が出来ないということにもなってしまいます。
ですから、例え、自分が唯一の株主で、取締役兼代表取締役であるという会社であっても、
必ず株主総会の開催は必要です。
そして、株主総会議事録を作成し、保管する必要があります。

 

6.まとめ

前述のとおり、会社の規模に関わりなく、株式会社であれば、必ず株主総会を開きます。
そして、その都度、株主総会議事録を作成することになります。
また、取締役会設置会社であれば、取締役会を開き、取締役会議事録を作成しなければなりません。
そして、それぞれの議事録は、きちんと保管しておく必要があります。
法務局での変更手続きに必要な書類でもありますし、株主や債権者から閲覧請求をされる可能性もあるからです。
内容に間違いのない、わかりやすい議事録を作成するお手伝いをします。

私にお任せください。

 

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